Điều 1: Phạm vi sử dụng
1. Quy chế này quy định về việc Quản lý, khai thác và sử dụng hệ thống thông tin nói chung và chi tiết của việc quản lý, sử dụng Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công
2. Quy chế này được áp dụng cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (CBCC,VC-NLĐ) thuộc trường THCS Bình Minh trong việc quản lý, khai thác, sử dụng hệ thống thông tin, phần mềm vụ công tác chuyên môn, quản lý.
Điều 2: Giải thích từ ngữ
1. Hệ thống thông tin của trường: là hệ thống bao gồm tập hợp thiết bị phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu được thiết lập phục vụ mục đích tạo lập, cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin trong nội bộ trường và phục vụ việc trao đổi thông tin đến các cơ quan, đơn vị khác có liên quan.
2. Cơ sở hạ tầng Công nghệ Thông tin: Bao gồm hệ thống mạng máy tính cục bộ (LAN), đường truyền, các thiết bị mạng, các thiết bị tin học liên kết với nhau thành một hệ thống, bao gồm: máy chủ, máy trạm, máy xách tay, máy in, máy chiếu, máy phô tô; các thiết bị mạng như: Switch, Hub, modem, thiết bị an toàn, bảo mật và các thiết bị công nghệ thông tin khác.
3. Tham số mạng: Là các tham số kỹ thuật được cài đặt trong các thiết bị mạng và thiết bị máy tính để tạo ra các địa chỉ kết nối trong mạng. Các máy tính gửi và nhận thông tin thông qua các địa chỉ kết nối này.
4. Phần mềm: Là chương trình máy tính đ­ược mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định. Phần mềm bao gồm phần mềm hệ thống (hệ điều hành, quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm bảo mật…), phần mềm ứng dụng (phần mềm văn phòng, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý…).
5. Hồ sơ công việc: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
6. Văn bản điện tử: là văn bản được tạo ra và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
7. Đường công văn truyền thống: là những văn bản gửi qua dịch vụ bưu chính của các doanh nghiệp bưu chính chuyển phát hoặc được chuyển văn bản trực tiếp từ cơ quan gửi đến cơ quan nhận.
Điều 3. Quản lý thiết bị
1. Thiết bị tin học được trang bị tại các phòng, ban, đơn vị là tài sản của Nhà nước, được quản lý, sử dụng theo quy định của Sở Giao thông vận tải và của Nhà nước. Các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm quản lý trang thiết bị tin học được giao.
2. Giao cho tổ công tác quản trị mạng, trực tiếp quản lý kỹ thuật và duy trì hoạt động của hệ thống thông tin của trường; là đầu mối kết nối mạng LAN, mạng Internet, mạng dữ liệu chuyên dùng cho các tổ, cá nhân; kiểm tra hiện trạng, đề xuất sửa chữa hoặc mua mới các chủng loại thiết bị CNTT phù hợp, an toàn, bảo mật theo quy định về quản lý, sử dụng tài sản cơ quan.
Điều 4. Quản lý, khai thác mạng máy tính và internet
1. Nguyên tắc quản lý: Các đơn vị, cán bộ, CCVC-NLĐ thuộc trường khi tham gia vào hệ thống mạng (LAN, internet, dữ liệu chuyên dùng) không được tự ý lắp đặt các thiết bị như: Switch, Hub, modem wifi…trường hợp cần lắp đặt phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng  và thông báo cho cán bộ quản trị mạng kiểm tra, cấu hình thiết bị (nếu cần) để đảm bảo an toàn bảo mật thông tin, dữ liệu và hệ thống mạng.
2. Vận hành mạng máy tính:
a) Các đơn vị, cán bộ, CCVC-NLĐ thuộc Sở được phép truy cập mạng máy tính của trường sẽ được cấp tài khoản người dùng (Account) để truy cập và phải chịu trách nhiệm bảo đảm bí mật của tài khoản được cấp; được bộ phận quản trị mạng phân quyền khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ trên mạng theo chức năng, nhiệm vụ của mình và chỉ có quyền sử dụng những thông tin mà máy chủ đã phân quyền.
c) Hàng ngày, cán bộ, CCVC-NLĐ thường xuyên truy cập vào mạng máy tính để khai thác thông tin phục vụ công tác; thực hiện việc gửi, nhận, trao đổi, xử lý văn bản, giấy tờ hành chính thông qua mạng máy tính, các phần mềm chuyên ngành, phần mềm dùng chung và có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình.
d) Khi khai thác sử dụng các tài nguyên trên mạng (phần mềm, cơ sở dữ liệu và các thông tin khác) lãnh đạo, cán bộ, CCVC-NLĐ  phải theo đúng trách nhiệm, quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ được phân công; không được tự ý di chuyển đường cáp, các thiết bị phần cứng, cài đặt phần mềm, khai thác thông tin không thuộc phạm vi xử lý của mình.
đ) Cán bộ, CCVC-NLĐ thuộc Sở không được sử dụng mạng máy tính, mạng Internet của Sở để khai thác, lưu trữ các dữ liệu, thông tin như các trò chơi, các chương trình giải trí không lành mạnh, các trang web có nội dung xấu.
e) Cán bộ quản lý trực tiếp do Giám đốc Sở phân công.
Điều 5. Quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu và phần mềm
1. Tổ ứng dụng có trách nhiệm cài đặt, quản lý các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng trong hệ thống mạng máy tính tại trường; Nghiên cứu, đề xuất, nâng cấp công nghệ, phần mềm theo định hướng quản lý nhà nước của ngành và tuân theo quy định của Nhà nước.
2.Toàn thể cán bộ, CCVC-NLĐ có trách nhiệm phối hợp với tổ ứng dụng CNTT trong quá trình triển khai, khai thác và sử dụng phần mềm.
Điều 6. Phòng chống virus máy tính, bảo mật cơ sở dữ liệu và an ninh mạng
1.  Bảo mật số liệu:
a) Cán bộ, CCVC-NLĐ phải có trách nhiệm bảo mật số liệu nghiệp vụ trên máy tính.
b)Việc chia sẻ dữ liệu trên mạng do bộ phận quản trị mạng thực hiện theo quyết định của Hiệu trưởng và theo phân cấp sử dụng tài nguyên mạng.
2. Bảo mật truy cập: Các chương trình ứng dụng, phân chia sử dụng trên máy tính phải được đặt mật khẩu, mã khoá bảo mật.
4. Bảo mật hệ thống mạng và truyền tin:
a) Mạng và đường truyền được áp dụng các chế độ bảo mật cần thiết, chống xâm nhập bất hợp pháp.
b) Bộ phận quản trị mạng có trách nhiệm thường xuyên theo dõi, kiểm tra phát hiện kịp thời các hoạt động xâm nhập và có biện pháp xử lý kịp thời.
5. An toàn trong sử dụng: Khi không làm việc với máy vi tính trong thời gian dài, cán bộ, CCVC-NLĐ thuộc Sở phải tắt máy tính hoặc đặt chế độ bảo vệ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của cá nhân.
6. Phòng, chống virus: Cán bộ, CCVC-NLĐ thuộc trường có trách nhiệm tuân thủ các biện pháp phòng và chống virus cho máy tính, đảm bảo an toàn dữ liệu thuộc cá nhân quản lý.
a) Người quản lý máy tính phải tự sao, lưu dữ liệu và quét, diệt virus cho máy tính mình quản lý.
b) Mọi dữ liệu từ các thiết bị lưu trữ bên ngoài (USB, đĩa mềm, đĩa CD…) đều phải được quét, diệt virus mỗi khi đưa vào máy.
c) Những máy tính phát hiện có virus phải được tách khỏi mạng về mặt vật lý để tránh tình trạng lây nhiễm sang các máy tính khác.
d) Không truy cập vào các trang web, các link liên kết không rõ ràng; không click vào các link, tải về các file tài liệu từ các địa chỉ thư không nắm rõ thông tin, địa chỉ người gửi.
Điều 7. Những điều không được làm
1. Không được lợi dụng việc sử dụng Internet nhằm mục đích: Chống lại nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội; kích động bạo lực, đồi trụy, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại thuần phong mỹ tục của dân tộc.
2. Không được tiết lộ bí mật nhà nước và các bí mật khác đã được pháp luật quy định.
3. Không được chơi các trò chơi trực tuyến (game online) hoặc các trò chơi khác trên Internet trong giờ làm việc.
4. Không được truy cập hoặc tải các trang Website có nội dung đồi trụy, phản động, các chương trình không rõ nguồn gốc, các thông tin quảng cáo hấp dẫn…
5. Khi sử dụng hệ thống thư điện tử (Email) không được kích chuột vào bất cứ thư điện tử, tệp đính kèm, đường link, thư rác, thư quảng cáo nào không rõ nguồn gốc và không xác định được người gửi.
Điều 8. Tính hợp pháp của văn bản trên phần mềm CSDL
1. Nội dung văn bản khi soạn thảo phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
a) Phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của nhà nước;
b) Phù hợp với mục đích, yêu cầu giải quyết công việc; Thể hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo; Đúng thẩm quyền.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số Số: 30/2020/NĐ-CP, Ngày 05/3/2020, của Thủ tướng chính phủ. 3. Sử dụng phông chữ: times New roman và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode.
Điều 9. Các văn bản không được cập nhật vào phần mềm QL VÀ CSDL
1. Văn bản đóng dấu mật hoặc văn bản nội dung có tính chất mật.
2. Đơn thư tranh chấp, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo.
3. Các loại văn bản khác theo quy định về bí mật của ngành, lĩnh vực, quốc gia.
Điều 10. Quản lý, sử dụng phần mềm
1. Tổ quản lý ứng dụng CNTT trách nhiệm tính thống nhất quản lý nhà nước đối với phần mềm trong dạy học và quản lý nhà trường; đôn đốc các tổ chuyên môn,đoàn thể sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
2. Nhà trường thống nhất sử dụng phần mềm quản lý CSDL của Thàn phos Hà Nội triển khai đến các cơ sở giáo dục; quản lý văn bản đi, đến, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu, xử lý văn bản và giải quyết công việc thông qua chức năng hồ sơ công việc của phần mềm.
Điều 11. Tiếp nhận văn bản đến
1. Văn thư khi tiếp nhận văn bản đến thông qua mạng máy tính hoặc theo đường công văn truyền thống phải kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong, số và ký hiệu văn bản ghi trên bì với sổ giao nhận.
2. Tiến hành phân loại văn bản đến:
a) Các văn bản đến có dấu “Hỏa tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn”: Ưu tiên làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển văn bản để kịp thời xử lý;
b) Các văn bản có đóng dấu “Mật”, “Tối Mật”, “Tuyệt mật”: Chuyển cả bì văn bản đến Lãnh đạo xử lý; trường hợp Lãnh đạo đi vắng thì chuyển cho người được ủy quyền xử lý;
c) Các văn bản đến chỉ đích danh người nhận thì chuyển ngay đến người có tên; nếu là văn bản khẩn mà người nhận đi vắng thì chuyển cho lãnh đạo hoặc người được ủy quyền xử lý.
d) Những văn bản đến thông qua mạng máy tính (Văn bản điện tử) được đưa trực tiếp toàn văn của văn bản vào hệ thống và nhập các thông tin bổ sung cho văn bản đó.
 
Điều 12. Kiểm duyệt và theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến
1. Hiệu trưởng phân quyền đọc, phân xử lý và phối hợp xử lý (nếu có) kèm theo ý kiến chỉ đạo của lãnh cấp trên (nếu có) cho các tổ chuyên môn, đoàn thể
2. Việc chuyển văn bản đến tài khoản được phân để đọc, phân xử lý hoặc phối hợp xử lý phải bảo đảm chính xác để giữ bí mật nội dung văn bản.
3. Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến: Sau khi phân xử lý văn bản đến, lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc chuyên viên được phân xử lý được thể hiện trên phần mềm.
Điều 13. Xử lý Hồ sơ công việc
1. Mở mới hồ sơ: Khi được phân xử lý chính do lãnh đạo giao hoặc xuất phát nhu cầu giải quyết công việc mà chuyên viên mở hồ sơ xử lý văn bản đến hay mở hồ sơ soạn thảo văn bản đi, hồ sơ xử lý công việc.
2. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản xử lý công việc, hàng ngày bắt buộc phải mở Hồ sơ công việc ít nhất 01 lần để xử lý công việc được phân quyền đọc, phân quyền phối hợp xử lý hồ sơ công việc để trao đổi ý kiến với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc hoặc chuyên viên phối hợp xử lý; tập hợp các văn bản xử lý, văn bản liên quan; tổng hợp các ý kiến, nội dung tham gia giải quyết công việc và lập phiếu trình, dự thảo văn bản trình lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo hoặc ban hành các nội dung giải quyết hồ sơ công việc.
3. Theo dõi hồi báo: Khi cần theo dõi các văn bản trả lời từ các cơ quan nhận văn bản đi, chuyên viên xử lý chính chọn chức năng nhận hồi báo cho văn bản đi và gắn các văn bản đến hồi báo vào hồ sơ công việc đó.
Điều 14. Ban hành văn bản đi
1. Tất cả các văn bản dự thảo trình ký, sau khi lãnh đạo cơ quan ký - chuyển phát hành, văn thư cấp số để cập nhật vào sổ văn bản điện tử; nhân bản, đóng dấu và lưu trữ văn bản gốc.
2. Văn bản đi được gửi thông qua phần mềm (văn bản điện tử) cho các cơ quan nhận có cùng hệ thống và gửi theo phương thức truyền thống cho các cơ quan chưa liên thông hệ thống.
Điều 15: Hiệu trưởng
Thống nhất việc quản lý sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; Nhiệm vụ cụ thể như sau:
1. Quản lý văn bản đến, đi, chuyển nhận văn bản qua mạng máy tính.
2. Xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm.
3. Sử dụng lịch công tác; chia sẻ văn bản, tài liệu, báo cáo thống kê và các tài nguyên khác. Yêu cầu Phó Hiệu trưởng, tổ chuyên môn, đoàn thể báo cáo hàng tuần về nhiệm vụ được giao.
Điều 16: Phó Hiệu trưởng
1. Có trách nhiệm quán triệt, chỉ đạo thống nhất tổ chức triển khai thực hiện các chức năng của phần mềm trong tác nghiệp, xử lý công việc hàng ngày;
2. Khi nhận được phân công văn bản của Hiệu trưởng thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách thì sử dụng chức năng chuyển xử lý trên phần mềm để chuyển văn bản đến các trưởng, phó phòng, ban, đơn vị liên quan.
3. Kiểm soát văn bản đi, duyệt, cho phép phát hành văn bản, ký các văn bản đi (theo phân công). Yêu cầu các tổ trưởng thuộc khối báo cáo hàng ngày về nhiệm vụ được giao.
Điều 17: Tổtrưởng, tổ phó, đoàn thể,
1. Có trách nhiệm gương mẫu sử dụng phần mềm trong xử lý công việc hàng ngày để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính.
2. Kiểm tra phần mềm vào đầu buổi sáng, cuối buổi sáng, đầu buổi chiều, cuối buổi chiều.
3. Khi nhận được văn bản chỉ đạo từ lãnh trường, thực hiện chức năng chuyển xử lý văn bản đến các cán bộ, công chức, viên chức xử lý. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các cán bộ liên quan xử lý khắc phục. Chỉ đạo cán bộ thuộc đơn vị thực hiện các nhiệm vụ thuộc đơn vị mình quản lý (hoặc phối hợp thực hiện) trong trường hợp là phối hợp xử lý, nhận xử lý hoặc nhận tham khảo.
4. Có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo trường phụ trách khối chủ trì cùng các đơn vị phối hợp thực hiện nhiệm vụ.
Điều 18: Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động:
1. Tất cả các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm trong giờ làm việc phải thường xuyên đăng nhập, kiểm tra phần mềm  để xử lý kịp thời văn bản được phân công; thực hiện các nhiệm vụ thuộc đơn vị mình quản lý (hoặc phối hợp thực hiện) trong trường hợp là Người phối hợp xử lý, Người nhận xử lý hoặc nhận tham khảo do cấp trên chỉ đạo.
2. Khi nhận được hồ sơ, văn bản thì mở hồ sơ công việc hoặc dự thảo văn bản trên phần mềmsoạn thảo, lưu văn bản trả lời trên máy tính của mình; gắn kèm văn bản đã soạn thảo, ghi trích yếu; Nếu văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, thì phải cập nhật thông tin liên quan trong hồ sơ xử lý văn bản;
3. Trường hợp nhận văn bản đến để biết, lưu và theo dõi, không cần văn bản trả lời, thì phải cập nhật thông tin để kết thúc quy trình xử lý văn bản.
4. Khi chuyển văn bản đi, sử dụng chức năng xử lý công việc trên Phần mềm để cập nhật thông tin về dự thảo văn bản, trao đổi, xin ý kiến (nếu cần) và trình ký duyệt văn bản phát hành. Sau khi dự thảo được duyệt, thực hiện in, trình ký lên lãnh đạo.
5. Khi hoàn thành xong văn bản hoặc đã xem (văn bản nhận để biết) cần xử lý trên Phần mềm tránh để tình trạng văn bản tồn đọng trên hệ thống (“văn bản chờ xử lý”, “văn bản quá hạn xử lý”...).
Điều 19: Cán bộ làm công tác văn thư:
1. Văn thư của cơ quan có trách nhiệm cập nhật văn bản đến và đi vào số văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thống kê.
2. Khi tiếp nhận văn bản đến, thực hiện nhập thông tin trên phần mềm, chuyển văn bản lên Hiệu trưởng (hoặc lãnh đạo được ủy quyền) sau khi cập nhật xong thông tin;
3. Khi phát hành văn bản đi đã được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức thì thực hiện cấp số, ngày của văn bản từ Phần mềm. Làm thủ tục đóng dấu; định dạng văn bản điện tử, ký số chứng thư của Sở; chọn phương thức gửi là: Điện tử hoặc Bản giấy và điện tử để thuận tiện trong việc tiếp nhận văn bản trên Phần mềm.
Điều 20: Cán bộ phụ trách CNTT-Quản trị hệ thống:
1. Cán bộ quản trị Phần mềm  có trách nhiệm tạo tài khoản cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và phân quyền sử dụng, định kỳ sao lưu dữ liệu phần mềm để đảm bảo an toàn dữ liệu.
2. Hướng dẫn các phòng, ban, đơn vị khai thác và sử dụng Phần mềm đúng quy trình, đúng mục đích. Hỗ trợ công chức, viên chức gặp khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm;
3. Duy trì thực hiện các giải pháp kỹ thuật; ổn định hệ thống mạng nội bộ (LAN); mạng internet; đường truyền số liệu chuyên dùng và chủ động phòng ngừa, xử lý các tình huống phát sinh trong lĩnh vực an toàn, bảo mật, an ninh thông tin; ứng phó với xâm nhập mạng trái phép hoặc tấn công mạng.         Điều 21. Công tác kiểm tra, báo cáo:
        1. Các bộ phận có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đôn đốc các công việc thuộc trong phạm vi, lĩnh vực được phân công phụ trách, báo cáo Hiệu trưởng tình hình, tiến độ giải quyết các văn bản và hồ sơ công việc.
        2. Tổ chuyên môn, đoàn thể, đơn vị trực thuộc khi nhận ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ Hiệu trưởng phải có trách nhiệm báo cáo lại tình hình, tiến độ, thực hiện xử lý hồ sơ công việc đó với bộ phận  được phân công phụ trách.
        3. Viên chức và người lao động trong cơ quan, đơn vị trực thuộc khi nhận được văn bản chỉ đạo trực tiếp từ Hiệu trưởng (hoặc Phó Hiệu trưởng) phải có trách nhiệm báo cáo lại tình hình, tiến độ, thực hiện xử lý hồ sơ công việc đó.  
Điều 22.  Điều khoản thi hành
1. Các cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức và người lao động có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế này.
2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản trong Quy chế, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính, bồi thường vật chất, khắc phục hậu quả hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Văn phòng Sở để tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng xem xét quyết định điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.